Le DuoDay comme un pas vers l’avenir

Dans ce cadre, sept DuoDAY étaient opérationnels au sein de l’UPHF, à l’accueil du bâtiment Froissart, à l’accueil de la MSE, avec une conseillère d’orientation, à la bibliothèque universitaire, à la maintenance, au service d’action sociale des personnels, et nous avons suivi Lina Alalewi accompagnée de Sylvie Hannesse, responsable du service archives, et Marie Hernu, assistante archiviste.

Chaque acte dans une institution publique doit connaître une phase d’archivage légale, et tout cela occupe de la place, du mètre linéaire dans des salles dédiées. L’UPHF n’échappe pas à cette obligation avec deux salles d’archivages représentant « 1 km de linéaire ». La mission de ce service est limpide. « Nous sommes un soutien dans toutes les filières », explique Sylvie Hannesse.

Lina est d’origine syrienne, elle est en France depuis 4 ans, et son mari est doctorant en contrat avec l’UPHF. « J’ai fait des études en Syrie pour être assistante dans un cabinet dentaire, j’avais l’habitude d’archiver des dossiers. Aujourd’hui, je recherche un travail », commente Lina Alalewi.

Quelques notions de base sont attachées à la notion d’archivage dans la durée. « Le plastique et le métal sont les ennemis de l’archivage. Il faut des chemises en papier et des cartons, mais pas plus de 10 cm de large », souligne Sylvie Hannesse.

« 50 ans un dossier étudiant », Sylvie Hannesse

L’archivage publique répond à des codes très précis. « Nous devons conserver le dossier d’un étudiant pendant 50 ans. Ce dernier peut avoir besoin de documents, relatif à cette période, tout au long de sa vie. Ensuite, les copies des étudiants sont conservées durant une année après la date de publication. Néanmoins, nous retirons la meilleure et la moins bonne copie, et deux autres au hasard. Ce sera un échantillon que nous conserverons sur le temps long, les autres copies seront vouées à l’élimination », explique Sylvie Hannesse.

Pour autant, on ne détruit pas un document au doigt mouillé. Le service d’archives doit lister et demander au service d’archives départementale l’autorisation de détruire. « Ce service gère les archives de 2 500 administrations dans le département du Nord », ajoute-t-elle.

Dans les archives majeures, vous avez également les dossiers « des salariés de l’UPHF conservés 80 ans. Par contre, des documents style Bon de Commande sont  maintenus beaucoup moins longtemps », précise Sylvie Hannesse.

« Nous effectuons un archivage électronique », Sylvie Hannesse

La liste des documents est pléthorique, mais la digitalisation fait dorénavant partie intégrante de cette discipline. « Aujourd’hui, nous lançons une dématérialisation des procédures dans les filières finances et Relation Humaine. C’est un archivage électronique ! », mentionne Sylvie Hannesse.

Ensuite, les avancées sont aussi au menu de cette filière tout sauf attentiste. « Nous avons en projet l’archivage scientifique qui a son propre fonctionnement. De même, les comptes-rendus des Conseils d’Administration, les PV…, figurent dans nos objectifs d’archivage », indique Sylvie Hannesse.

Lina a écouté et participé à cette journée où dans la matinée Sylvie Hanesse et Marie Hernu ont présenté la salle d’archives aux Tertiales, puis rendu visite dans la filière d’Arts plastiques et Arts numériques. « Nous allons proposer des solutions d’archivage à cette filière », explique Sylvie Hannesse. Durant l’après-midi, après un passage au siège administratif (Bâtiment Watteau/Mont Houy) afin de préparer les bordeaux d’échantillonnage, mais également d’élimination à destination des archives départementales, le DuoDay est parti visiter l’autre site d’archivage situé dans le Bâtiment Froissart sur le site du Mont Houy sur Aulnoy-lez-Valenciennes.

Voilà une journée bien remplie en attendant les autres… !

Daniel Carlier